Wichtig ist eine laufende Kontrolle, ob sich die geschäftliche Entwicklung noch innerhalb des Planes befindet oder – positiv wie negativ – von den prognostizierten Werten abweicht. Sollte dies der Fall sein, analysieren Sie den Grund der Abweichung.

Dieser kann in einer mangelhaften Planung ebenso begründet sein wie in Vorkommnissen, die objektiv nicht vorhersehbar waren. Abweichungen sollten nahezu immer zu Handlungen führen, dienen aber auch dazu, um für zukünftige Planungen zu lernen und diese sicherer zu gestalten.

Stichwort Tabellenkalkulation

In praktisch jedem Unternehmen wird heut mit Tabellenkalkulationsprgrammen gearbeitet, die hervorragend für die Anfertigung von Planungsrechnungen geeignet sind. Das in Deutschland bekannteste Programm dieser Art ist wahrscheinlich EXCEL von der Firma Microsoft, wobei es natürlich eine Vielzahl anderer, ebenso sehr guter Tabellenkalkulationsprogramme gibt.

Bei der Arbeit mit diesen Programmen gilt grundsätzlich, möglichst viel mit Formeln zu hinterlegen und möglichst wenig manuell einzugeben. Das bedeutet, daß alle gegenseitigen Abhängigkeiten durch Formeln formuliert werden, auch wenn Ihnen dies anfangs umständlich erscheint. Der Hintergrund dieser Überlegung ist, daß schlicht und einfach bei späteren Änderungen schnell der eine oder andere Wert vergessen wird, der eigentlich auch geändert werden müßte. Und schon stimmt die ganze Planung nicht mehr. Dies trifft natürlich mit zunehmender Komplexität Ihrer Planung umso mehr zu.

Ein weiterer Grund für diese Vorgehensweise ist, daß man selbst, aber auch Dritte anhand der eingegebenen Formeln bestimmte Überlegungen nachvollziehen können.

Manche dieser Programme bieten die Möglichkeiten, zellbezogene Notizen zu erstellen. Nutzen Sie diese wertvolle Möglichkeit, um einzelne Werte und Formeln mit Kommentaren zu versehen. Ebenso empfiehlt es sich einen Bereich des Kalkulationsblattes oder – falls Ihr Programm mit Mappen arbeitet – vielleicht ein ganzes Blatt für Prämissen zu reservieren. Die einzelnen (berechneten) Werte sind dann über Formeln mit den Prämissen zu verknüpfen.

Zugegeben, die Anlage derartiger Kalkulationsblätter ist aufwendig. Aber einmal angelegt, lassen sich Änderungen sehr schnell einarbeiten und ihre Wirkung verfolgen. Und – bei der nächsten Planung haben Sie bereits das passende Instrument!